Facility management i staten bølge 3

Facility management opgaverne i en stor del af den danske stat samles hos Bygningsstyrelsen. Opgaverne udbydes i 3 bølger, hvor de daglige leverancer indenfor facility management vil blive varetaget af en ekstern leverandør i en integreret kontrakt for hver af de 3 bølger. Nærværende udbud vedrører bølge 3 og har en anslået værdi mellem 300 og 350 mio. kr. indenfor serviceområderne renhold, forplejning, intern service, indvendig vedligehold, vagt og sikkerhed, udearealer og affaldshåndtering. De omfattede institutioner er geografisk spredt i hele landet og der er forventet driftsstart i maj 2024.

Se udbudsmaterialet

Udbuddet omfatter følgende serviceområder:

1) Renhold, planteservice og vinduespolering

2) Forplejning

3) Intern service

4) Udearealer

5) Indvendigt vedligehold

6) Affaldshåndtering

7) Vagt og sikkerhed

Hvert serviceområde indeholder en række delservices og der henvises til udbudsmaterialet for detaljeret uddybning heraf, herunder også nærmere oplysninger om omfang og servicekrav.

Udover at samle opgaverne, der hidtil har været løftet dels via statens Indkøbsaftaler, andre tværstatslige samarbejdsaftaler og dels via lokale mindre serviceaftaler, foretages der en øget udlicitering særligt inden for serviceområde 3) Intern service. Udbuddet forventes at omfatte ca. 120 ejendomme i varierende størrelse fordelt på ca. 545.000 rengjorte m2, geografisk placeret over hele landet. Ikke alle tjenesteydelser, udføres på samtlige institutioner; dette afhænger bl.a. af den pågældende institutions karakter og størrelse og af om ejendommen er ejet eller lejet af staten.

Bygningsstyrelsen ønsker at sikre, at leverancerne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos institutionerne og har derfor stort fokus på en skalérbar kontrakt, der eksempelvis kan favne indflytning i nye bygninger og fraflytning af andre. Desuden ønsker Bygningsstyrelsen, at leverandøren i kontraktperioden tager initiativ til at forbedre og effektivisere på de enkelte serviceområder og på tværs af aftalen, hvor dette findes fornuftigt.

Bygningsstyrelsen ønsker med udbuddet at finde en stærk samarbejdspartner, der har et vedvarende fokus på at optimere statens Facility Management indkøb og derigennem reducere de samlede omkostninger, uden at dette får betydning for det aftalte kvalitetsniveau, ligesom Bygningsstyrelsen ønsker en samarbejdspartner, der kan understøtte en statslig Facility Management løsning, hvor bæredygtighed og grønne løsninger spiller en stadig større rolle. Aftalen indeholder derfor også incitamentsmodeller, der skal understøtte dette. Opgaveløsningen skal løbende understøttes digitalt med henblik på at optimere forretningsprocesserne samt sikre god kundeservice. Bygningsstyrelsen stiller et IWMS system (Atrium) med dertilhørende Helpdesk til rådighed.

En række medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven vil overgå til den vindende leverandør ved driftsstart. Aftalen forventes indgået ultimo 2023 med en forberedelsesperiode frem til driftsstart 01.05.2023.

Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, med prækvalificering af 4 ansøgere og forventeligt 1 forhandlingsrunde. Ordregiver kan efter hvert forhandlingstilbud, på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne, vælge at udelukke en Tilbudsgiver, fra den videre proces.

Medmindre Bygningsstyrelsen vælger at tildele opgaven med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne inviteres til parallelle forhandlingsmøder, som vil blive dokumenteret jf. udbudsbetingelserne. Fristerne for aflevering af tilbud fremgår af udbudsmaterialet.

Forhandlingsmøderne vil blive afholdt i uge 20-21 på adressen Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 København V. Forhandlingsmøderne er berammet til at foregå i tidsrummet kl. 9 til kl. 17. Formålet med forhandlingsmøderne er at sikre, at tilbudsgiverne er opmærksomme på, hvor deres tilbud bør forbedres. Bygningsstyrelsen vil derfor kommentere de allerede afgivne tilbud, hvor tilbudsgiverne ved forhandlingsmødet får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet, jf. også udbudsbetingelsernes bilag D.

I relation til punkt II.1.5) og II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid. Skønnet er baseret på det historiske forbrug. I den anførte kontraktsum er også indregnet brugernes direkte betaling til leverandøren.

Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet i sin helhed. Udbudsbetingelserne indeholder en nærmere beskrivelse af opgaven og udbudsforløbet, og det øvrige materiale indeholder en beskrivelse af opgavens omfang.

Såfremt Bygningsstyrelsen modtager mere end 4 egnede ansøgeres anmodning om deltagelse i udbuddet, vil Bygningsstyrelsen udvælge 4 ansøgere til at afgive tilbud.

Udvælgelsen vil ske på baggrund af en samlet vurdering af relevansen af de i punkt III.1.3) nævnte referencer i forhold til den udbudte opgave.

Ved vurderingen vil Bygningsstyrelsen særligt lægge vægt på:

1. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med de omfattede serviceydelser

2. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med at løse opgaver der minder om den udbudte opgave i forhold til honorarstørrelse og viser erfaring med betjening af kunder på forskellige lokationer og alsidighed i kundesegment/opgavetyper

3. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med overtagelse og integrering af nye medarbejdere.

4. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med at løse Facility Management opgaver med fokus på bæredygtighed, særligt inden for kantinedrift og renhold.

- Tilkøb af IT-system

Ansøger skal udfylde det elektroniske ESPD på RIB. Se om dette i punkt III.1.1 - III.1.3 og VI.3. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen eller er en sammenslutning af aktører, skal der ligeledes afleveres en støtte- og/eller konsortieerklæring (Bygningsstyrelsens paradigme skal anvendes), som vil blive vedlagt kontrakten som et bilag.

Der henvises desuden til udbudsmaterialet.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, såfremt ansøger er omfattet af en eller flere af de i udbudslovens §§ 134a,135 og136 obligatoriske udelukkelsesgrunde og de i udbudslovens § 137 stk. 1, nr. 1-6 nævnte frivillige udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Ansøger skal aflevere ESPD'et som en del af ansøgers ansøgning. ESPD'et indeholder ansøgers erklæring i henhold til de af Bygningsstyrelsen opstillede betingelser for deltagelse i udbuddet. Erklæringer som er givet på anden vis end via ESPD'et tages ikke i betragtning.

Er ansøgeren en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal hver enkelt af disse også vedlægge et individuelt ESPD.

Baserer en ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller teknisk og faglige formåen i henhold til punkt III.1.2) og punkt III.1.3) (fx en underleverandør), skal hver enkelt af disse også vedlægge et individuelt ESPD.

Såfremt ansøgeren er en sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) eller ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen skal ansøgeren godtgøre, at ansøgeren råder over de pågældende ressourcer under et eventuelt kontraktforløb, jf. udbudslovens § 144, stk. 2. Derfor skal ansøgeren sammen med ESPD'et aflevere en støtte- og/eller konsortieerklæring (se punkt II.2.14)). Det vil ikke være muligt at udskifte de pågældende enheder uden den ordregivende myndigheds forudgående skriftlige tilladelse. Se desuden punkt VI.3) vedrørende indhentelse af dokumentation.

Er ansøgeren en sammenslutning af økonomiske aktører, baserer ansøger sig på andres formåen og/eller har underleverandører opfordres ansøger til at uploade et supplerende dokument, hvor ansøger beskriver sammenhængen mellem de involverede virksomheder. Det vil sige, at det bør fremgå klart, hvem der er ansøger og hvem der er underleverandør, samt hvem ansøger baserer sig på både for så vidt angår økonomisk og finansiel formåen som teknisk og faglig formåen. Herudover kan ansøger med fordel beskrive, hvilke opgaver disse virksomheder forventes at varetage.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153.

Som dokumentation for opfyldelse af de valgte udelukkelsesgrunde i ESPD'et, vil følgende blive krævet af den vindende tilbudsgiver inden kontraktindgåelse:

- Serviceattest eller tilsvarende dokumentation. Ansøger opfordres til at indhente disse i god tid. Serviceattesten bør ikke være ældre end 6 måneder.

- Tro-og love erklæring

ESPD'et er et afleveringskrav, jf. denne udbudsbekendtgørelse punkt II.2.14). Råd om udfyldelse af ESPD'et findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside under udbudsregler: https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/

Ansøgeren skal i relation til økonomisk og finansiel formåen udfylde følgende i afsnit B i del IV i ESPD'et:

a) Finansielle nøgletal:

Under dette punkt i ESPD'et skal ansøger oplyse soliditetsgraden for de seneste 3 disponible regnskabsår. Soliditetsgraden skal fremgå af boksen »Nøgletal«. I boksen »Beskrivelse« skal ansøger oplyse både egenkapital samt værdien af de samlede aktiver, således at Bygningsstyrelsen kan se soliditetsgradens beregningsgrundlag.

b) Samlet årsomsætning:

Ansøgeren skal angive sin samlede årsomsætning for hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren har eksisteret i mindre end 3 år, skal ansøgeren angive for de tilgængelige disponible regnskabsår.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, skal fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153, for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et.

Dokumentation for opfyldelse af økonomisk formåen:

ad a) Finansielle nøgletal:

Som dokumentation for de i ESPD'et oplyste tal for soliditetsgrad accepteres årsregnskab eller uddrag heraf, der er revisorpåtegnet, underskrevet af tegningsberettigede, underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen eller har tilsvarende påtegning, eller tilsvarende dokument, som indeholder de krævede oplysninger.

ad b) Samlet årsomsætning:

Som dokumentation for de i ESPD'et oplyste tal for årsomsætning accepteres årsregnskaber eller uddrag heraf, der er revisorpåtegnet, underskrevet af tegningsberettigede, underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen eller har tilsvarende underskrift, eller tilsvarende dokument, som indeholder de krævede oplysninger.

ad a) Finansielle nøgletal

Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 15 % i hvert af de seneste tre disponible regnskabsår.

Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapital i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således: (Samlede egenkapital/ samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad.

Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. De støttende enheder skal i dette tilfælde afgive en støtteerklæring, jf. nærmere punkt II.2.14).

Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, skal disse enheder hver især have en soliditetsgrad på mindst 15 % i det seneste disponible regnskabsår.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden også som de økonomiske aktørers samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.

Hvis ansøgeren direkte eller indirekte har ejerandele i den støttende enhed eller vice versa, beregnes soliditetsgraden på grundlag af de økonomiske aktørers konsoliderede regnskabstal. Det samme gælder, hvis én sammenslutningsdeltager har direkte eller indirekte ejerandele i en anden sammenslutningsdeltager. De pågældende økonomiske aktører skal i dette tilfælde afgive de oplysninger i ESPD’et, der er nødvendige for at foretage en korrekt beregning.

ad b) Samlet årsomsætning

Ansøgerens samlede årsomsætning skal have været mindst kr. 200 mio. DKK i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. konsortium) eller ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal de i fællesskab opfylde dette krav.

Såfremt ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) eller såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter sammenslutningsdeltagerne eller ansøgeren og de pågældende enheder solidarisk for kontraktens gennemførelse, jf. udbudslovens § 144, stk. 6. Sammenslutningsdeltagerne eller de støttende enheder skal i deres støtte- og/eller konsortieerklæring, jf. punkt II.2.14), bekræfte denne hæftelsesforpligtelse. Sammenslutningsdeltagerne eller de støttende enheder skal anvende Bygningsstyrelsen paradigme til støtte- og/eller konsortieerklæring.

Ansøger skal udfylde følgende i afsnit C i del IV i ESPD'et:

Ansøgeren skal angive en liste over de betydeligste leverancer af tjenesteydelser, af relevans for den udbudte opgaver, der er udført inden for de seneste 3 år.

Såfremt Ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. konsortium) eller man baserer sig på andres formåen, skal alle deltagere i sammenslutningen ikke nødvendigvis have disse erfaringer. Det er tilstrækkeligt, at én deltager i sammenslutningen har erfaringen.

For hver enkelt reference ønskes oplysninger om opdragsgiver, samlet kontraktsum inkl. optioner, kontrakttidspunkt samt en kort og konkret beskrivelse af opgavens karakter samt ansøgerens rolle og funktion i forbindelse med det udførte arbejde.

Referencerne skal suppleres af opdragsgivers kontaktoplysninger herunder kontaktpersonens navn, mail og telefonnummer.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har afgivet de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene de dele af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Det er ansøgers ansvar i beskrivelsen af referencen at udspecificere, at den relevante del af ydelsen allerede er udført på ansøgningstidspunktet.

Referencerne bør angives i ESPD'et, men det accepteres, at de afleveres i separat dokument.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153, for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et.

Dokumentation for teknisk formåen:

- Referencer: referencelisten, jf. punkt III.1.3, indeholdende kontaktoplysninger på opdragsgiver i hver af de anførte referencer udgør den endelige dokumentation for referencerne.

Ansøgeren skal anvise 5 relevante referencer. Hver enkelt reference må maksimalt fylde 3 A4-side(r).

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger/tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om ansøger/tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer, startende med ansøgers egne referencer og herefter støttende enheder i alfabetisk rækkefølge. Referencer herudover vil der blive set bort fra.

Kontrakten omfatter sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler. Der henvises særligt til udbudsmaterialets bilag 9.

Kontrakten indeholder krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausul i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen.

Kontrakten indeholder krav om, at relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes.

Kontrakten indeholder klausul om solidarisk hæftelse for økonomiske støttevirksomheder.

Kontrakten indeholder krav til at leverandøren tegner en erhvervs- og produktansvarsforsikring

Kontrakten indeholder krav vedrørende virksomhedsoverdragelse og udlån af tjenestemænd, jf. hovedkontrakten og bilag 15.

Se desuden udbudsmaterialet for nærmere informationer

I relation til punkt IV.2.4) accepteres, at standarddokumenter, f.eks. faktaark, regnskabsoplysninger og certifikater, leveres på engelsk.

Forud for udbuddet er der gennemført markedsdialog i perioden 20.-23. september 2022. Relevant materiale herfra findes på Bygningsstyrelsens hjemmeside.

Der vil 30.11.2022 blive afholdt et orienteringsmøde på adressen Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 København V. Af praktiske hensyn bedes interesserede senest 4 dage inden mødet tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere via Byggewebs spørgefunktion. Ordregiver kan reducere antallet af deltagere pr. firma.

Der vil blive afholdt besigtigelser af lokaliteterne i uge 5 og 6 i 2023 for de prækvalificerede firmaer. Nærmere specifikationer vil fremgå af en plan, der eftersendes medio januar 2023. Formålet med besigtigelserne er at give Tilbudsgiverne de bedst mulige betingelser for at afgive præcise tilbud på opgaverne. Dette således, så Tilbudsgiverne har mulighed for grundigt at gennemgå de enkelte Lokaliteter.

Henset til sagens karakteristika har Bygningsstyrelsen valgt ikke at opdele kontrakten i flere delaftaler. Dette skyldes blandt andet hensynet til sagens kontraktuelle og tidsmæssige forhold. Kontrakten udbydes samlet for at udnytte volumen- og skalafordele, for at skabe det bedst mulige grundlag for et partnerskab med én leverandør og for at mindske omkostninger til administration og forvaltning af kontrakter samt for at skabe en større ensartethed i løsningen af relaterede opgaver, hvorved de ønskede synergier opnås i en effektiv konkurrence.

Udvælgelsen afholdes digitalt via internetportalen RIB Udbud. Dette medfører, at anmodninger om deltagelse i udbuddet og opfyldelse af udvælgelseskriterierne alene kan ske via RIB Udbud. Spørgsmål vedrørende anvendelse af RIB Udbud kan rettes til RIB A/S, tlf.: 35245250, support@rib-software.dk. Udbudsnummeret i RIB Udbud er TN515081A.

ESPD:

Ansøgerne skal udfylde ESPD'et på RIB, der er oprettet som et afleveringskrav.

Sådangør ansøgeren:

1.Tilgå Udbuddet

2.Gå til "Aflevering af tilbud/ansøgning"

3.Klik på afleveringskravet "ESPD"

4.Klik på "Opret ESPD-svar"

5.Udfyld ESPD-formularen

6.Klik "Eksporter" til sidst

For nærmere oplysninger omkring anvendelsen af ESPD henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Udover den dokumentation, der er omtalt i punkt III.1.1), III.1.2) og III.1.3) skal den tilbudsgiver, som Bygningsstyrelsen efter evaluering af tilbuddene har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge følgende øvrige dokumentation:

- dokumentation for konsortiedannelse – såfremt det er relevant.

Den tilbudsgiver som Bygningsstyrelsen vælger at tildele kontrakten til, skal fremlægge dokumentation for relevant forsikringsdækning senest ved indgåelse af kontrakten.

Bygningsstyrelsen udelukker en tilbudsgiver, såfremt denne ikke er i stand til at fremsende dokumentation omtalt i udbudsbekendtgørelsen.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: - 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i EUTidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. - 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk