Udbud vedrørende bygningsrengøring mv. i Billund Lufthavn

Billund Lufthavn A/S udbyder en kontrakt vedrørende bygningsrengøring og enkelte andre soft facility management ydelser i Billund Lufthavn. Opgaven består af følgende delservices:

- Daglig og periodisk rengøring

- Måtte- og linnedservice

- Vinduespolering

Opgaverne dækker over en række ejendomme der ligger på eller i forbindelse med Billund Lufthavns grundareal. Den største del af opgaven skal løses i forbindelse med Terminalbygningen. Arealet udgør på udbudstidspunktet ca. 45.000 m2.

En central del af opgaven vil være renhold af områder, der befærdes af passagerer, herunder butiksområder, toiletter mv. Opgaven omfatter derudover klassiske kontorarealer, som benyttes af ansatte i Billund Lufthavn, lagerfaciliteter mv. Idet der er tale om en lufthavn, vil der være særlige regler vedrørende sikkerhed, som leverandøren skal efterleve.

Billund Lufthavn

Billund Lufthavn er Danmarks næststørste lufthavn. Ansvaret for bygningsrengøring og flyrengøring er tidligere blevet løst af et selvstændigt handlingselskab ejet af Billund Lufthavn og af eksterne leverandører. For at være bedre i stand til at levere fokuseret kvalitet i både bygninger og fly søges en leverandør, der skal servicere en stor del af bygningsmassen.

Leverandøren vil få ansvaret for en stor del af bygningsrengøringen i både den centrale terminalbygning, men også i et mindre antal øvrige ejendomme i og omkring Billund Lufthavn. Der er både opgaver på landside og airside for Billund Lufthavn og for samarbejdspartnere lokaliseret i ejendomme i forbindelse med lufthavnen.

Opgaven er kendetegnet ved at skulle løses med respekt for de udsving i gæster, der er i lufthavnen. Afhængig af flytrafik, ferieperioder, dagsrytmer og gæsteadfærd vil belastningen af de omfattede arealer være forskelligt fra dag til dag. Der stilles særlige krav til sikkerhed omkring varer og personadgang.

Handlingselskabet, der ejes af Billund Lufthavn, vil fortsat udføre flyrengøring samt rengøring af visse arealer i terminalen, der hovedsageligt er i forbindelse med de flynære områder. Der kan dog blive tale om, at leverandøren i peak-perioder vil skulle assistere handlingsselskabet med flyrengøring

Kontrakten kan forlænges op til 36 måneder

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt og volumenmæssigt sammenlignelige ydelser. Herved vil der særligt blive lagt vægt på sammenlignelige referencer med ydelserne nævnt under punkt II.1.4) og II.2.4) udført på en større lokalitet (mere end 15.000 m2) og i et dynamisk miljø, hvorved forstås områder med kundeaktivitet og stort menneske-flow, hvor ydelserne bliver udført på tidspunkter med kundeaktivitet.

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af sammenlignelige ydelser, vurderes det, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

Ansøgers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår

Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 15 % i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 280 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 7 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de seneste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 7 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 7 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 7 første referencer angivet i ESPD. Ved vurdering af, hvilke referencer der er de 7 første, anvendes følgende rækkefølge: 1) den økonomiske aktør, som har indsendt ansøgning, 2) konsortiedeltagere i alfabetisk rækkefølge og 3) støttende enheder i alfabetisk rækkefølge. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3), og hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Som minimumskrav kræves det, at ansøgeren har udført sammenlignelige ydelser inden for de seneste 3 år. Med sammenlignelige ydelser forstås, at ansøger som minimum har erfaring med:

- rengøring på en større lokalitet (mindst 15.000 m2)

- rengøring udført i miljøer, hvortil adgangen for visse områder er indskrænket eller forbudt af hensyn til den offentlige sikkerhed

- rengøring udført i et dynamisk miljø, hvorved forstås områder med kundeaktivitet og stort menneske-flow.

Ovennævnte minimumskrav kan opfyldes ved en eller flere referencer.

Der kræves ingen særlig retlig form.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Endvidere indeholder kontrakten en arbejdsklausul.

Kontrakten indeholder krav vedrørende virksomhedsoverdragelse, jf. hovedkontrakten og bilag 9.

Kontrakten omfatter sociale klausuler om anvendelse af personer under oplæring.

Kontrakten indeholder krav om, at leverandøren, underleverandører og relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes. Derudover gælder der særlige sikkerhedskrav i forhold til vareleverancer til brug for opgaveløsningen. Der henvises til hovedkontrakten og bilag 5 for nærmere herom.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nævnte forhold, jf. bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester (herefter ”implementeringsbekendtgørelsen”) § 12.

Ansøgeren kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske- og/eller økonomiske kapacitet for at opfylde de egnethedskrav, der er anført i punkt III.1.2) og III.1.3), herunder til brug for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9). Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller økonomiske kapacitet til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Ansøgeren skal sammen med sin ansøgning indlevere en støtteerklæring, hvori den eller de enheder, som ansøgeren baserer sig på, erklærer at være solidarisk ansvarlig med ansøger, såfremt denne bliver tildelt kontrakten. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § 134 a, §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11, stk. 1, nr. 1, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11, stk. 1, nr. 2.

Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er mindre alvorlige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 150 og 155, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 12. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan ansøger og tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. udbudslovens § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra ansøgere og tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ved ændringer af tilbudsgivers sammensætning finder reglerne i udbudslovens § 147 i det hele anvendelse.

-o0o-

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på historisk forbrug og en forventning til den fremtidige løsning.

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Ordregiver kan anmode ansøgere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen efter forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 76, stk. 4, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

For oplysninger om forhandlingsforløbet henvises til udbudsbetingelser samt de tilhørende Bilag B og C.

Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele på grundlag af det indledende tilbud.

Se endvidere dokumentet ”Yderligere oplysninger vedrørende udbudsbekendtgørelsen”, der indeholder supplerende oplysninger til dette punkt. Dokumentet findes via det elektroniske udbudssystem på det i punkt I.3 anførte link.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/