Rammeaftale for bygherrerådgivning Øst/Vest

Boligkontoret Danmark er et alment administrationsselskab, idet foreningen har til formål at virke som administrator og konsulent for foreningens medlemmer, der udgøres af almene boligorganisationer med almene boligforeninger samt selvejende institutioner. På vegne af foreningens medlemmer udbydes en rammeaftale om bygherrerådgivning vedrørende renovering, nybyggeri, tilbygning og ombygning. Den udbudte rammeaftale er opdelt i 2 delaftaler ud fra en geografisk afgrænsning:

- Delaftale 1: Øst (Sjælland) - Rammeaftale bygherrerådgivning/Øst

- Delaftale 2: Vest (Jylland og Fyn) - Rammeaftale bygherrerådgivning/Vest.

Forud for udbuddets iværksættelse har Boligkontoret Danmark indhentet samtykke fra de 57 medlemmer, som deltager i udbuddet og er part i rammeaftalen. Bilag 1 til rammeaftale indeholder en medlemsoversigt fordelt på delaftale 1 (39) og delaftale 2 (18).

For hver delaftale agtes der indgået en rammeaftale med 3 leverandører, dvs. 6 i alt.

Rammeaftale bygherrerådgivning/Øst

Denne delaftale vedrører en rammeaftale om bygherrerådgivning i forbindelse med gennemførelse af byggeprojekter, hvor bygherre er boligselskaber beliggende i Østdanmark (Sjælland), jf. oversigt i bilag 1 til rammeaftalen. Rammeaftalen har til formål at beskrive de overordnede rammer for bygherrerådgivning vedr. renovering, nybyggeri, tilbygning om ombygning. Formålet med bygherrerådgivningen er bl.a. at sikre, at projektet gennemføres med det aftalte resultat og totaløkonomi til den aftalte tid.

Rammeaftalen er ikke eksklusiv, hvorfor der ikke er garanteret en minimumsomsætning under rammeaftalen.

Når et boligselskab ønsker at foretage indkøb under rammeaftalen, sker dette ved tildeling af en konkret ordre med boligselskabet som individuel kontraktpart. Ordretildeling sker ved afholdelse af et miniudbud, hvor konkurrencen genåbnes blandt rammeaftalens rådgivere. Miniudbud skal gennemføres i overensstemmelse med rammeaftalens bilag 6: Køreplan for miniudbud inkl. skabelon for miniudbudsbrev og ved indgåelse af en aftaleseddel i overensstemmelse med rammeaftalens bilag 7: Aftaleseddel.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 gange 12 måneder, således at rammeaftalen maksimalt kan få en varighed på op til 48 måneder (4 år) inklusive forlængelser.

Såfremt antallet af egnede ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, overstiger 6, vil ordregiver foretage en udvælgelse af de bedst egnede virksomheder på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier (ikke-prioriteret rækkefølge):

- Ansøger har erfaring med håndtering af flere typer af opgavetyper (renovering, nybyggeri, tilbygning og ombygning) inden for samme byggesag/referenceprojekt.

- Ansøger har erfaring med håndtering af byggesager, som illustrerer en erfaring med forskellige entrepriseformer (hovedentreprise, fagentreprise og totalentreprise).

- Ansøger har erfaring med håndtering af byggeprojekter af forskelligt volumen i form af håndværkerudgifter inden for hvert af følgende volumen: 10 – 50 mio. DKK inklusive moms, over 50 – 100 mio. DKK inkl. moms, over 100 - 200 mio. DKK inkl. moms samt over 200 mio. DKK inkl. moms.

- Ansøger har solid erfaring med gennemførelse af rådgivningsopgaver indenfor almenboligsektoren, herunder erfaring med byggeudvalg samt beboerhåndtering og -kommunikation.

Jo mere/bredere erfaring ansøger har med ovenstående typer af projekter, jo bedre evaluering opnår ansøger.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 gange 12 måneders varighed.

Rammeaftale bygherrerådgivning/Vest

Denne delaftale vedrører en rammeaftale om bygherrerådgivning i forbindelse med gennemførelse af byggeprojekter, hvor bygherre er boligselskaber beliggende i Vestdanmark (Jylland og Fyn), jf. oversigt i bilag 1 til rammeaftalen. Rammeaftalen har til formål at beskrive de overordnede rammer for bygherrerådgivning vedr. renovering, nybyggeri, tilbygning om ombygning. Formålet med bygherrerådgivningen er bl.a. at sikre, at projektet gennemføres med det aftalte resultat og totaløkonomi til den aftalte tid.

Rammeaftalen er ikke eksklusiv, hvorfor der ikke er garanteret en minimumsomsætning under rammeaftalen.

Når et boligselskab ønsker at foretage indkøb under rammeaftalen, sker dette ved tildeling af en konkret ordre med boligselskabet som individuel kontraktpart. Ordretildeling sker ved afholdelse af et miniudbud, hvor konkurrencen genåbnes blandt rammeaftalens rådgivere. Miniudbud skal gennemføres i overensstemmelse med rammeaftalens bilag 6: Køreplan for miniudbud inkl. skabelon for miniudbudsbrev og ved indgåelse af en aftaleseddel i overensstemmelse med rammeaftalens bilag 7: Aftaleseddel.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 gange 12 måneder, således at rammeaftalen maksimalt kan få en varighed på op til 48 måneder (4 år) inklusive forlængelser.

Såfremt antallet af egnede ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, overstiger 6, vil ordregiver foretage en udvælgelse af de bedst egnede virksomheder på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier (ikke-prioriteret rækkefølge):

- Ansøger har erfaring med håndtering af flere opgavetyper (renovering, nybyggeri, tilbygning og ombygning) inden for samme byggesag/referenceprojekt.

- Ansøger har erfaring med håndtering af byggesager med forskellige entrepriseformer (hovedentreprise, fagentreprise og totalentreprise).

- Ansøger har erfaring med håndtering af byggesager af forskelligt volumen i form af håndværkerudgifter inden for hvert af følgende volumen: 10 – 50 mio. DKK inklusive moms, over 50 – 100 mio. DKK inkl. moms, over 100 - 200 mio. DKK inkl. moms samt over 200 mio. DKK inkl. moms.

- Ansøger har solid erfaring med gennemførelse af rådgivningsopgaver indenfor almenboligsektoren, herunder erfaring med byggeudvalg samt beboerhåndtering og -kommunikation.

Jo mere/bredere erfaring ansøger har med ovenstående typer af byggesager, jo bedre evaluering opnår ansøger.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 gange 12 måneders varighed.

Ansøger skal udfylde ESPD Del IV B: Økonomisk og finansiel formåen med oplysning om den efterspurgte nettoomsætning og de efterspurgte nøgletal. Det skal tydelig fremgå, hvordan ansøger har beregnet nøgletal. F.eks. bør det ved oplysning om egenkapital fremgå, hvilke aktiver og passiver, der har dannet grundlag for beregningen, så ordregiver har mulighed for at verificere opgørelsen. Se nærmere om udfyldelse af ESPD-en i afsnit VI.3).

Det er et mindstekrav, at ansøger har en nettoomsætning på 50 mio. DKK i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår.

Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger har en positiv egenkapital (forstået som forholdet mellem aktiver og passiver) for hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår.

Endelig er det et mindstekrav, at ansøger har en positiv overskudsgrad (forstået som resultatet før renter og skat/omsætning*100) for hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår.

Det bemærkes, at det samme mindstekrav er gældende ved ansøgning om prækvalifikation på hhv. rammeaftale bygherrerådgivning/Øst og rammeaftale bygherrerådgivning/Vest eller ved ansøgning om prækvalifikation på begge delaftaler.

Som dokumentation for overholdelse af mindstekrav, skal de vindende tilbudsgivere fremlægge revisorattesteret dokumentation (enten årsrapport eller erklæring), som dokumenterer den krævede nettoomsætning, egenkapital og overskudsgrad.

Ansøger skal udfylde ESPD del IV C: Teknisk og faglig formåen med oplysning om ansøgers (og eventuelle underrådgiveres) erfaring med sammenlignelige rådgivningsopgaver. Vurdering af referencer danner grundlag for ansøgers opfyldelse af krav til egnethed, ligesom referencer danner grundlag for ordregivers udvælgelse af de bedst egnede ansøgere (se nærmere om udvælgelse i afsnit II.2.9).

Opgaver skal være udført inden for de seneste 3 år. Såvel igangværende opgaver som opgaver, hvor aflevering er gennemført inden for de seneste 3 år kan benyttes som referencer. Med igangværende sager forstås bygherrerådgivning i udførelsesfasen eller senere.

Ordregiver ser gerne, at hver reference indeholder følgende oplysninger:

- Bygherres navn

- Opgavebeskrivelse med oplysning om opgavetype (renovering, nybyggeri, tilbygning eller ombygning), beskrivelse af leverede ydelser under hver af faserne 1) den indledende fase, 2) projekteringsfasen, 3) udførelsesfasen, 4) aflevering, og 5) 1 års eftersyn på projekter.

- Oplysning om byggeri er gennemført i samarbejde med Landsbyggefonden ved benyttelse af portalen driftsstoette.lbf.dk

- Om opgaven inkluderer dialog med byggeudvalg samt beboerhåndtering og –kommunikation

- Entrepriseform

- Håndværkerudgift inkl. moms

- Rådgivers rolle på sag, herunder oplysning om benyttelse af tilknyttede underrådgivere

- Kontraktperiode (hvis del af opgaven er løst/skal løses uden for referenceperioden på de seneste 3 år, skal opgavens aktuelle stadie på ansøgningstidspunktet oplyses).

Referencer kan med fordel beskrives i skabelonen i bilag C, hvorved det sikres, at ansøger får afgivet af de oplysninger, som danner grundlag for en udvælgelse af de bedst egnede ansøgere. Hvis ansøger vælger selv at udarbejde et bilag C, skal de efterspurgte oplysning afgives i skemaform svarende til struktur ifølge ordregivers skabelon, jf. bilag C.

Det er et mindstekrav, at ansøgningen er vedlagt en individuel beskrivelse af mindst 5 referencer.

Der må maksimalt vedlægges en beskrivelse af 10 referencer. I det omfang ansøgningen indeholder flere end 10 referencer, vil alene de første 10 referencer blive tillagt betydning. Beskrivelse af hver reference må maksimalt fylde 1 A4-side. Ansøgers beskrivelse af referencer i ESPD kan ske ved henvisning til udfyldt bilag C og udgør den endelige dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen.

Det er et mindstekrav, at ansøger inden for de seneste 3 år har udført mindst 5 tilsvarende rådgivningsopgaver inden for almenboligsektoren som de opgaver, der kan iværksættes under hhv. rammeaftale bygherrerådgivning/Øst og rammeaftale bygherrerådgivning/Vest.

Med tilsvarende opgaver menes opgaver, der inkluderer rådgivning under samtlige af følgende faser:

1) den indledende fase

2) projekteringsfasen

3) udførelsesfasen

4) aflevering og

5) 1 års eftersyn på projekter.

Opgaverne skal endvidere være sammenlignelige på følgende punkter:

1) Opgaven har inkluderet bygherrerådgivning vedrørende håndtering af byggeprojekter i et samarbejde med Landsbyggefonden ved benyttelse af portalen driftsstoette.lbf.dk

2) Opgaven har inkluderet bygherrerådgivning vedrørende renovering af eksisterende byggeri i henhold til Danske ARK og FRI’s ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning (2013 samt 2019).

3) Opgaven har inkluderet bygherrerådgivning vedrørende nybyggeri i henhold til Danske ARK og FRI’s ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning (2013 samt 2019).

4) Opgaven har inkluderet bygherrerådgivning vedrørende tilbygning/ombygning af eksisterende byggeri i henhold til Danske ARK og FRI’s ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning (2013 samt 2019).

Det bemærkes, at det samme mindstekrav er gældende ved ansøgning om prækvalifikation på hhv. rammeaftale bygherrerådgivning/Øst og rammeaftale bygherrerådgivning/Vest eller ved ansøgning om prækvalifikation på begge delaftaler.

En sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal påtage sig at hæfte solidarisk, og der skal udpeges en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til ordregiver.

Rammeaftalen indeholder endvidere en forpligtelse i relation til sikring af løn- og ansættelsesvilkår, som ikke må være mindre gunstige end dem, der gælder i henhold til kollektiv overenskomst m.m. for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri, hvor arbejdet skal udføres.

Ansøger må ikke befinde sig i en udelukkesesgrund, som angivet i udbudslovens (lov nr. 1564 af 15.12.2014 med senere ændringer) § § 135 - 136. Der henvises til konkurrencebetingelserne for yderligere oplysninger om udelukkelsesgrunde og eventuel self-cleaning samt udfyldelse af ESPD.

En sammenslutning af økonomiske aktører skal ansøge om prækvalifikation samt afgive tilbud under iagttagelse af konkurrencereglerne, herunder i relation til forbuddet om karteldannelse.

Ansøger skal udfylde det elektroniske fælles europæiske udbudsdokument betegnet ”ESPD”. ESPD-en har karakter af en egen-erklæring, der udgør foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte kriterier med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Adgang til ESPD opnås via følgende link: https://byggeprojekt.dk Det er ikke et krav, at den elektroniske version af ESPD underskrives. For udfyldelse af ESPD henvises der til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom, der kan downloades på: https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/

Med henvisning til udbudsloven § 151, stk. 2 forbeholder ordregiver sig retten til på et hvilket som helst tidspunkt at anmode de deltagende virksomheder om at fremlægge den krævede dokumentation for egnethed inden for en passende fastsat frist, når dette vurderes nødvendigt for en korrekt gennemførelse af udbudsprocessen.

Rammeaftalens samlede anslåede værdi jf. afsnit II.2.6) i form af estimeret rådgiverhonorar er 80 mio. DKK ekskl. moms. svarende til 100 mio. inkl. moms.

Den samlede anslåede værdi for delaftale 1 er 45 mio. ekskl. moms, dvs. 56,25 mio. inkl. moms.

Den samlede anslåede værdi for delaftale 2 er 35 mio. ekskl. moms, dvs. 43,75 mio. inkl. moms.

Den anslåede værdi for hver delaftale er basseret på et skønnet forbrug, som er opgjort på baggrund af de tilsluttede boligselskabers forventede forbrug. Værdien afspejler således ordregivers kvalificerede skøn over rammeaftalens og delaftalernes værdi på udbudstidspunktet.

Det i afsnit IV.1.3) angivne antal deltagere i rammeaftalen er udtryk for det samlede højeste antal påtænkte deltagere på tværs af de 2 delaftaler. Antallet af deltagere under den enkelte delaftale fremgår under afsnit II.1.4).

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frister for indgivelse af klage:

1) Klager over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af underretning til de berørte ansøgere om, hver der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2 eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) Klager over tildeling af en rammeaftale skal være indgivet inden 6 måneder efter, at ordregiver har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2 eller udbudslovens § 171, stk. 4.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen er indgivet til Klagenævnet for Udbud og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i afsnit VI.4.1). Klagevejledning fra Klagenævnet for Udbud kan findes på Klagenævnets hjemmeside, som angivet i afsnit VI.4.1).