Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/e6830e72-381a-4555-9b38-9731746a6d05/homepage

Dynamisk indkøbssystem - rengøringsydelser

Aarhus Kommune etablerer et dynamisk indkøbssystem inden for området rengøringsydelser (ikke vinduespolering). DIS har en forventet udbudsportefølje på samlet ca. 150 mio. DKK årligt, når alle kontrakter er indgået efter løbende konkrete indkøb. Aarhus Kommune forbeholder sig dog retten til at foretage ændringer i den foreløbige plan.

Det er intentionen at udbyde hovedparten af rengøringsydelser i Aarhus Kommune inden for dette DIS i systemets løbetid, men vi tager forbehold for fremtidige politiske og økonomiske beslutninger, der ikke kendes på tidspunktet for bekendtgørelsen af systemet, og som kan have indvirkning på aftrækket inden for systemet.

Den anslåede værdi i pkt. II.1.5) er den samlede anslåede i hele systemets løbetid på forventeligt 10 år.

Aarhus Kommune

Det udbudte område er rengøringsydelser (ikke vinduespolering) i Aarhus Kommune. Dette omfatter fx rengøring på skoler, daginstitutioner, administrationsbygninger, jobcentre, heroin- og tandklinikker, men er ikke begrænset hertil. Rengøringen af lokationerne vil ud over let rengøring omfatte grundig gulvrengøring og grundig inventarrengøring jf. den konkrete opfordringsskrivelse og tilhørende materiale. Dertil kommer periodisk rengøring, affaldshåndtering og diverse serviceopgaver som fx udluftning, udskiftning af madameposer og tømning af affaldsspande, men ikke begrænset hertil. Periodisk rengøring, affaldshåndtering og diverse serviceopgaver vil også være nærmere specificeret ved det enkelte konkrete indkøb. I tillæg hertil kan det konkrete indkøb indeholde ekstraopgaver og andre tilkøbsydelser som fx specialrengøring, rengørings af køleskab og afkalkning af kaffemaskiner/elkedler.

For de kommende konkrete indkøb under dette DIS gælder det, at der:

— i Aarhus Kommune er stor fokus på beskæftigelse af job- og aktiveringsparate borgere, innovation og miljø, og det kan forventes, at de kommende konkrete indkøb kan indeholde betingelser, der afspejler dette.

— kan blive søsat pilotprojekter, forsøgsprojekt eller lignende inden for beskæftigelse, innovation og miljø eller andre områder. Det må påregnes, at nogle af disse pilotprojekter, forsøgsprojekter eller lignende kan resultere i et ønske om at implementere de opnåede resultater i kommende konkrete indkøb og kontrakter.

— efter omstændighederne kan indgå virksomhedsoverdragelse af personale.

Ovenstående punkter specificeres konkret ved det konkrete indkøb.

Aarhus Kommune kan ved en bekendtgørelse ændre systemets løbetid eller bringe systemet til ophør, jf. udbudsloven § 107.

Aarhus Kommune accepterer kun ansøgning fra ansøgere, som angiver egenkapitalen og årlig samlet omsætning jf. nedennævnte mindstekrav.

For ansøgninger afgivet af et konsortium gælder, at tallene for de respektive konsortiedeltagere vurderes samlet set. Konsortiet skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen gælder, at tallene for ansøger og den/de andre enheder vurderes samlet set. Ansøger og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Såfremt ansøger baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår ansøgers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet ansøgers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.

De tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakter med, skal fremsende dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD i forbindelse med optagelse i det dynamiske indkøbssystem inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune.

Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Aarhus Kommune anmoder herom:

- Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for det seneste disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor tilbudsgiver er etableret.

Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Aarhus Kommune vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Aarhus Kommune forlanger.

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

I seneste disponible regnskabsår har en egenkapital på minimum 5 mio. DKK eller tilsvarende i anden valuta.

Har en årlig samlet omsætning på minimum 100 mio. DKK eller tilsvarende i anden valuta i det seneste disponible regnskabsår

Aarhus Kommune accepterer kun ansøgning fra ansøgere, som angiver referencer for de betydeligste lignende udførte opgaver inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen jf. nedennævnte mindstekrav.

Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra de ansøgere, som Aarhus Kommune forventer at prækvalificere. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer med henblik på at få bekræftet leverancen og dens omfang.

Aarhus Kommune gør opmærksom på, at der jf. udbudslovens § 106, stk. 1, er ret til på ethvert tidspunkt i løbet af systemets løbetid at kræve fremsendelse af et opdateret ESPD-dokument fra deltagere samt dokumentation for fortsat efterlevelse af de angivne egnethedskriterier og fortsat manglende tilstedeværelse af udelukkelsesgrunde. Hvis det på baggrund af dette kan konstateres, at deltageren ikke længere opfylder kravene til egnethed eller er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, er Aarhus Kommune forpligtet til at udelukke deltageren fra systemet, jf. udbudslovens § 106, stk. 2

Der skal i ESPD angives referencer for de betydeligste lignende udførte opgaver inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Udført skal i denne sammenhæng opfattes som både igangværende og afsluttede referencer inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Der skal angives minimum 3 referencer og maksimalt 5 referencer. Angives mindre end 3 referencer, vil prækvalifikationsanmodningen blive erklæret ukonditionsmæssig og dermed afvist. Angives flere end 5 referencer, medtages kun de 5 førstnævnte referencer i evalueringen af ansøgningen.

Betydeligste lignende opgaver skal forstås som opgaver, hvor ansøgeren har udført rengøringsydelser (ikke vinduespolering) for offentlige og/eller private kunder. Hver af de fremsendte referencer skal som minimum have en årlig samlet omsætning på 7,5 mio. DKK. Der må gerne indgå andre ydelser end rengøring i referencen, men det er et krav, at der skal være leveret rengøringsydelser for minimum 7,5 mio. DKK årligt pr. reference.

Tilbudsgiver bedes for hver reference oplyse:

- dato for referencens opstart i datofeltet for opstart samt dato for ophør i datofeltet for ophør. Dette gælder også igangværende referencer, hvorved slutdato indikerer en fremtidig slutdato, eller der kan anføres i beskrivelsen, hvis referencen ikke har en slutdato.

- beskrivelse af ydelsen i hovedtræk (herunder antal lokationer, der rengøres for referencen, hvilke typer lokationer referencen vedrører). Beskrivelsen skal vise over for Aarhus Kommune, at der er en reel og konkret forbindelse mellem referencen og ansøger (og/eller evt. enheder, som ansøger baserer sin tekniske og/eller faglige formåen på) (i feltet ”Beskrivelse”).

- Årlig omsætning for rengøringsydelsen (i feltet ”Beløb”).

- Navnet på den offentlige eller private kunde (i feltet ”Modtagere”).

- Kontaktperson med angivelse af e-mail og telefonnummer (på modtageren af ydelsen) (i feltet ”Modtagere”).

For alle kontrakter tildelt under dette system gælder, at:

— der indgår en række bestemmelser vedrørende arbejdsvilkår, menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Dette vil i forbindelse af hvert konkrete indkøb blive præciseret af Aarhus Kommunes til enhver tid gældende CSR-bilag.

— Leverandøren i hele aftaleperioden skal opretholde relevant produkt- og erhvervsansvarsforsikring. Den krævede forsikringssum defineres ved det enkelte konkrete indkøb.

— der kan blive anvendt sikkerhedsstillelse, hvilket vil blive præciseret ved hvert konkrete indkøb.

Aarhus Kommune er forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde (medmindre tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138).

Udover udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrunde gælder i dette udbud følgende af udbudslovens frivillige udelukkelsesgrunde:

- Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.

- Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, der har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 4.

- Aarhus Kommune kan påvise, der uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis ansøger har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøger groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6.

Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af kontrakter, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den/de tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakter med.

Den/de tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakter med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel.

Såfremt tilbud afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153

Såfremt tilbud er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:

— Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed

— Afgivet for en notar

— Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

For tilbud afgivet af konsortier gælder, at konsortiedeltagerne afgiver tilbud i fællesskab og hæfter solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil konsortiedeltagerne skulle udfylde og underskrive en konsortieerklæring fremsendt af Aarhus kommune, hvori konsortiets sammensætning samt hæftelse bekræftes.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, hæfter tilbudsgiver og de pågældende enheder solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil den enkelte enhed, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på, skulle udfylde og underskrive en erklæring fremsendt af Aarhus kommune om, at enheden stiller sine ressourcer til rådighed i forbindelse med opgaven.

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

I henhold til lbk nr. 593 af 2. juni 2016 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

1) Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

2) Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

3) Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Internetadresse: www.kfst.dk