Udbud af kontrakt for vinduespolering og tagrenderensning

Den udbudte kontrakt omfatter vinduespolerings- og tagrenderensningsydelser. Opgaven udbydes i 2 delaftaler.

Delaftale 1: Vinduespolering, kontraktstart 1. februar 2023. Delaftalen omfatter vinduespolering i hovedparten af ordregivers bygninger, omhandlende blandt andet skoler, dagtilbud, administrationsbygninger, sundhedstilbud, kultur- og fritidstilbud - i alt omfatter kontrakten inklusive optioner ca. 110 lokaliteter. Ca halvdelen af de samlede lokaliteter udbydes med et års forskudt opstart. De enkelte lokaliteter og præcise opstartstidspunkter fremgår af bilag A1, Tilbudsliste.

Delaftale 2: Tagrenderensning, kontraktstart 1. februar 2023. Delaftalen omfatter samme bygninger som Delaftale 1, samt yderligere bygninger. De enkelte lokaliteter fremgår af Bilag A2 Tilbudsliste.

Tilbudsgivere kan byde på begge delaftaler eller enkeltvis.

Delaftale 1: Vinduespolering

Delaftale 1: Vinduespolering, kontraktstart 1. februar 2023. Delaftalen omfatter vinduespolering i hovedparten af ordregivers bygninger, omhandlende blandt andet skoler, dagtilbud, administrationsbygninger, sundhedstilbud, kultur- og fritidstilbud - i alt omfatter kontrakten inklusive optioner ca. 110 lokaliteter. Ca halvdelen af de samlede lokaliteter udbydes med et års forskudt opstart. De enkelte lokaliteter og præcise opstartstidspunkter fremgår af bilag A1 Tilbudsliste.

Vinduespoleringen udføres efter følgende fastlagte frekvens pr. år:

- Indvendigt (den varme side af glas, der er "koldt" på den ene side): 2

- Udvendigt (den kolde side af glas, der er "koldt" på den ene side): 2

- Internt (Glas, der er "varmt" på begge sider): 2

- Ovenlys o.l. (den kolde side af glas, der er "koldt" på den ene side): 1

- Mellem (mellem koblede ruder og forsatsruder-2 sider, inklusive vindueskarm og rammer): 1

Se afsnit II.2.11) Oplysninger om optioner

Ordregiver har option på forlængelse i op til 2 x 12 måneder.

Ordregiver har option på vinduespolering af ekstra lokaliteter.

Ordregiver har option på tilkøb af ekstratimer.

Delaftale 2: Tagrenderensning

Delaftale 2: Tagrenderensning, kontraktstart 1. februar 2023. Delaftalen omfatter samme bygninger som Delaftale 1, samt yderligere bygninger. De enkelte lokaliteter fremgår af Bilag A2 Tilbudsliste.

Kontrakten Delaftale 2 Tagrenderensning omfatter en fast årlig ydelse beskrevet herunder samt to optioner beskrevet under pkt. II.2.11:

Den faste ydelse: En fast årlig gennemgang og rensning af tagrender, skotrender - spuling af ud og indvendige tagnedløb og tagvandsbrønde på kommunens ejendomme.

Rudersdal Ejendomme har registrerede løbende meter på tagrender opdelt på høje og lave tagrender. Der henvises til Kapitel 2 Kravspecifikation punkt 2.3. Endvidere er mængden af tagnedløb også opgjort. Mere detaljerede data kan ses af Bilag 2.1 - Ejendomsoversigt.

Se nedenfor under punkt II.2.11) Oplysninger om optioner.

Ordregiver har option på forlængelse af kontrakten i op til 2 x 12 måneder.

Ordregiver har option på en ekstra årlig tagrenderensning for hver af de enkelte lokationer.

Ordregiver har option på tilkøb af ekstratimer.

1) Tilbudsgiver skal i ESPD'ets Del IV.B oplyse tilbudsgivers årsomsætning for de senestre tre afsluttede og reviderede regnskabsår.

2) Tilbudsgiver skal i ESPD'ets Del IV.B oplyse tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår.

Nedenstående mindstekrav gælder for både Delaftale 1 og Delaftale 2:

1) Tilbudsgivers årsomsætning skal i hvert af de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår udgøre mindst 2 mio. DKK.

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes omsætningen som virksomhederne i sammenslutningens samlede omsætning.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede omsætning.

2) Tilbudsgivers egenkaoital skal i hvert af de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår være positiv.

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes egenkapitalen som virksomhederne i sammenslutningens samlede egenkapital.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede egenkapital.

Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af tilbudsgivers betydeligste referencer udført inden for de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver skal i ESPD'ets Del IV.C oplyse, at tilbudsgiver har vedlagt et referencebilag.

Hver reference bør indeholde følgende oplysninger:

- Beskrivelse af den udførte opgave (Hvis der er tale om en igangværende opgave beskrives kun de dele af ydelsen, de er udført på tidspunktet for afgivelse af tilbud)

- Kontraktværdi

- Startdato og slutdato

- Kunden, herunder kundens kontaktoplysninger.

Tilbudsgiver kan maksimalt angive 3 referencer pr. delaftale. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Det gælder uanset, om tilbudsgiver er én virksomhed, en sammenslutning af virksomheder eller tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen.

Hver reference må maksimalt fylde én A4-side (2400 tegn inkl. mellemrum).

1) Delaftale 1: (Dette mindstekrav gælder kun Delaftale 1)

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i løbet af de seneste 3 år kan påvise mindst 1 reference for Vinduespolering med en årlig værdi på mindst 500.000 kr. af tilsvarende karakter, hvorved forstås opgaver udført på flere og forskelligartede lokationer af samme type som Ordregivers, herunder er det et mindstekrav, at disse forskelligartede lokationer indeholder opgaver, hvor leverandøren har skullet udvise hensyntagen til tilstedeværende brugere, herunder eksempelvis svagere borgere og børn.

Kun referencer, der vedrører opgaver, som er leveret på tilbudstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om mindstekravet er opfyldt. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, er det tilstrækkeligt, at én af virksomhederne i sammenslutningen eller virksomhederne i sammenslutningen i fællesskab opfylder mindstekravet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglig formåen, er det tilstrækkeligt, at de støttende enheder eller tilbudsgiver og de støttende enheder i fællesskab opfylder mindstekravet.

2) Delaftale 2: (Dette mindstekrav gælder kun Delaftale 2)

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i løbet af de seneste 3 år kan påvise mindst 1 reference for Tagrenderensning , med en årlig værdi på mindst 500.000 kr. af tilsvarende karakter, hvorved forstås opgaver udført på flere og forskelligartede lokationer af samme type som Ordregivers, herunder er det et mindstekrav, at disse forskelligartede lokationer indeholder opgaver, hvor leverandøren har skullet udvise hensyntagen til tilstedeværende brugere, herunder eksempelvis svagere borgere og børn.

Kun referencer, der vedrører opgaver, som er leveret på tilbudstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om mindstekravet er opfyldt. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, er det tilstrækkeligt, at én af virksomhederne i sammenslutningen eller virksomhederne i sammenslutningen i fællesskab opfylder mindstekravet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglig formåen, er det tilstrækkeligt, at de støttende enheder eller tilbudsgiver og de støttende enheder i fællesskab opfylder mindstekravet.

Der henvises til kontrakten.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen aflevere et udfyldt ESPD. ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet, jf. punkt I.3). ESPD'et skal udfyldes via Ethics. Tilbudsgiver skal udfylde ESPD'et med de oplysninger, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder Del II.A, II.C, III.A, III.B. III.C, IV.B og IV.C:

— Del II.A: Tilbudsgiver skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt tilbudsgiver er en mikro-, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende).

— Del II.C: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen.

— Del III: Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § § 135 og 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4. Såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135 og 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4, vil tilbudsgiver blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, medmindre tilbudsgiver kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.

— Del IV.B: Tilbudsgiver skal beskrive sin økonomiske og finansielle formåen, jf. punkt III.1.2).

— Del IV.C: Tilbudsgiver skal beskrive sin tekniske og faglige formåen, herunder vedlægge selvstændigt referencebilag, jf. punkt III.1.3).

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal hver enkelt virksomhed i sammenslutningen udfylde et særskilt ESPD. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen skal også hver enkelt støttende enhed udfylde et særskilt ESPD. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere tilbud, skal tilbudsgiverne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbud.

Forud for tildelingsbeslutningen indhenter Rudersdal Ejendomme dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § § 151-155. Rudersdal Ejendomme forbeholder sig retten til at indhente dokumentationen på et tidligere tidspunkt i udbudsprocessen, hvis Rudersdal Ejendomme vurderer det nødvendigt for at gennemføre udbuddet korrekt.

Al kommunikation med Rudersdal Ejendomme om udbuddet skal ske via Ethics. Spørgsmål, der modtages inden den i tidsplanen fastsatte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen. Interesserede bedes holde sig orienteret om udbuddet via Ethics. Såfremt tilbudsgiver måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af Ethics, kan tilbudsgiver fra kl. 09.00 til kl. 16.00 på arbejdsdage rette telefoniske henvendelse til Ethics Support på telefon +45 7022 7007. Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere tilbudsgivere, vil der blive offentliggjort information herom via Ethics.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.